ރަސްމީ ސިޓީބިޓީ....

ރަސްމީ ސިޓީބިޓީގެ މުޢާމަލާތުގައި ސަލާމުކަން ދޭންވީ ކަންކަން

ޢަބްދުލްޢަޒީޒު ޖަމާލު އަބޫބަކުރު (މާޒީ)

މަސައްކަތުގެ މުޢާމަލާތުތަކުގައި އަނގަބަހުން ވާހަކަދެއްކުމާއި ފޯނުގެ މުވާޞަލާތުގެ އިތުރުން އެންމެ ޢާއްމުކޮށް ބޭނުންކުރާ ވަސީލަތަކީ ސިޓީބިޓީ އެވެ. ފެކުސް ވެސް އަޅުގަނޑު މި ހިމަނަނީ ސިޓީގެ މާނައިގަ އެވެ. ބަހުން ރަނގަޅަށް ޢިބާރާތް ކުރަން އެނގުނަސް ސިޓީލިޔެ ފޮނުވުމުގައި ސަމާލުކަންދޭންޖެހޭ އެތައްކަމެއް ހުރެ އެވެ. އެހެނީ ސިޓީ އަކީ ހަމައެކަނި  އޭގައިވާ ލިޔުން ކޮޅެއް ނޫނެވެ. އެއީ  އެ ސިޓީ ރައްދުވާ ފަރާތަށް ވަރަށް ގިނަ އިތުރު މެސެޖްތަކެއް ދެވޭ  އެއްޗެއްވެސް މެ އެވެ. ސިޓީ ފޮނުވާ ފަރާތުގެ ގޮތާއިފޮތާއި ފެންވަރާއި ޙާލަތާއި މިފަދަ އެތައް ކަމެއް ހާމަވާ މެސެޖުތަކެއް ސިޓީގެ ޢިބާރާތްތަކުގައިވާ ޖުމުލަތަކުގެ މާނައިގެ ބޭރުން ވެސް ލިބޭނެ އެވެ. މި ލިޔުމުގައި އަޅުގަނޑު މި ބަލައިލަނީ މި ގޮތުގެ މަތީން ފާހަގަކޮށްލެވޭ މުހިއްމު ބައެއް ކަންކަމުގެ މައްޗަށެވެ.

ރަސްމީ ސިޓީ ލިޔަނީ ވަކި މަޤުޞަދެއް ޙާޞިލުކުރުމަށްޓަކަ އެވެ. އޮފީހުން ބޭރުގެ އެކި ފަރާތްތަކާއެކު ރަސްމީ މުޢާމަލާތްކޮށް މުއާޞަލާތުކުރުމަށާއި އޮފީހުން ކުރެވޭ މަސައްކަތުގެ މަޢުލޫމާތު ނުވަތަ އަލަށް ތަޢާރުފުކުރާ ކަންކަމުގެ މަޢުލޫމާތު ކަމާ ބެހޭ ފަރާތްތަކަށް ދިނުމަށްޓަކައި ވެސް ސިޓީ ފޮނުވާން ޖެހެ އެވެ. ފޮނުވަންޖެހޭ ތަކެތި ފޮނުވުމަށާއި ސިޓީ އާއެކު ހުށައެޅޭ އެހެން ލިޔުމާއި ތަކެތީގެ މަޢުލޫމާތު ދިނުމަށާއި އެކި ފަރާތްތަކުން ހުށަހަޅާ ޝަކުވާތަކަށް ޖަވާބު ދާރީވުމަށް ޓަކައި ވެސް ރަސްމީ ސިޓީ ފޮނުވާންޖެހެ އެވެ. ކުރީގެ ބައްދަލުވުންތަކުން ފާހަގަކުރެވިފައިވާ މުހިއްމު ނުކުތާތައް ފާހަގަކޮށް ޚުލާޞާކޮށް މަޢުލޫމާތަށްޓަކައި ނުވަތަ އަމަލުކުރުމަށް ހުށައެޅުމަށްޓަކައި ވެސް ރަސްމީ ސިޓީ ފޮނުވަން ޖެހިދާނެ އެވެ. ހަމަ މިފަދައިން އެކިއެކި ބައްދަލުވުންތައް ހަމަޖައްސައި ބައިވެރިވުމަށް ހުށައެޅުމާއި އެޖެންޑާ ފޮނުވުމަށާއި މަސައްކަތްތަކާއި އެކިއެކި މަޝްރޫޢުތައް ކުރިޔަށްދާ މިންވަރު އެންގުމަށާއި އެ ތަނަކަށް ބޭނުންވާ ވަޒީފާ އަށް އެދި ހުށަހެޅުމާއި އޮފީހުން ބޭރުގެ ފަރާތްތަކާއެކު ރަސްމީ މުޢާމަލާތުތައްކޮށް މުވާސަލާތްކުރުމަށް ލިބޭ ސިޓީއަށް ޖަވާބުދާރީވުން ފަދަ ކިތަންމެ ބޭނުމެއްގައި ވެސް ސިޓީގެ މުޢާމަލާތުތައް ހިންގަންޖެހެ އެވެ.

ރަސްމީ ސިޓީގެ މުޢާމަލާތުކުރަންޖެހެނީ އިސްވެ ދެންނެވުމުފަދަ ކޮންމެވެސް މަޤުޞަދަކަށްޓަކަ އެވެ. އެހެންވީމާ ސިޓީ ލިޔާއިރު ސިޓީ ރައްދުވާފަރާތް  I.M.P.R.E.S.S ކުރުމަށް ސަމާލުވާންޖެހޭނެ އެވެ. ސިޓީ ރައްދުވާފަރާތަށް ސިޓީ ލިބުމުން އެ ސިޓީއާމެދު ހިތްހަމަޖެހެންވާނެ އެވެ. އެ ސިޓީގެ މަޤުޞަދު ޙާޞިލުކުރުމުގައި މިކަމުން ފައިދާތަކެއް ޙާޞިލުވާނެތީ އެވެ. ސިޓީ ލިބޭ ފަރާތުން ސިޓީއާމެދު  ހިތްހަމަޖެހޭނީ އޭނާ ނުވަތަ އެ ބަޔަކު، I.M.P.R.E.S.S (އިމްޕްރެސް) ކުރެވޭނީ ކަންތައްތަކެއް ކޮށްގެންނެވެ. I.M.P.R.E.S.S (އިމްޕްރެސް) ގައި ހިމެނޭ ކޮންމެ އަކުރަކުން ދެނެގަންނަންވީ ކަންތައްތަކެއް ހުރެ އެވެ. އެ އަކުރުތަކަށް ބަލައިލަމާތޯ އެވެ؟

މަތީގައި ދެންނެވިފައިވާ ލަފުޒުތަކުން އަޅުގަނޑުމެން ދެނެގަންނަންވީ ކަންކަމުގެ މައްޗަށް ތަފްޞީލުކޮށް ބަލައިލަމާތޯ އެވެ؟ އިމްޕްރެސް ( (Impress ގައި ހިމެނޭ ކޮންމެ އަކުރަކީ ވެސް ލަފުޒުތަކެއްގެ ފެށޭ އަކުރެވެ.

ފުރަތަމަ އަކުރު ރަމްޒުކޮށްދޭ Idia)) އައިޑިއާ (ނުވަތަ ޚިޔާލު) އިން އަޅުގަނޑުމެން ދެނެގަންނަންވީ ވީހައި ވެސް ސާދާ އަދި ޞަރީޙަ ގޮތެއްގައި ޚިޔާލު ހުށަހެޅުމުގެ މައްޗަށެވެ. އޮޅުންބޮޅުން ބޮޑު މާނަފުން ލަފުޒުތަކާއި ކޯނި ޢިބާރާތްތަކުން ޚިޔާލު ހުށަހެޅުމަކީ ދޭހަކޮށް ގަތުމަށް އުނދަގޫވާނެ ކަންކަމެވެ.

ދެވަނައަށް އޮތް އެމް އަކުރުން ރަމްޒުކޮށްދޭ 'މެތަޑް' Method)) މި ލަފުޒުން އަޅުގަނޑުމެން ދެނެގަންނަންވީ ހަރުދަނާ އުޞޫލަކުން ރާވައި ތަރުތީބު ކުރުމަށެވެ. ކިތަންމެ ޞަރީޙަ ޖުމުލަތަކެއް ކިތަންމެ ސާދާކޮށް ހުށަހެޅިޔަސް ހަރުދަނާ އުޞޫލަކުން ރާވައި ތަރުތީބުކޮށްނުލެވިއްޖެނަމަ ސިޓީގެ މަޤްޞަދު ޙާޞިލުކުރުމަށް ހުރަސްތަކެއް އެޅޭނެ އެވެ.

ޕީ އަކުރު ނުވަތަ 'ޕެރެގްރާފިންގ' (Paragraphing) އަކީ ޕެރެގްރާފުތައް ރާވައި ލުމެވެ. ކޮންމެ އާ، ޚިޔާލެއް ކިތަންމެ ކުރަސް ދިގަސް ވަކި ޕެރެގްރާފެއްގައި ހިމެނުމަށް ސަމާލުކަންދޭންވާނެ އެވެ. މި ގޮތުން ބަލާއިރު، މުޚާޠަބު ކުރުމުގެ ޢިބާރާތް (މިސާލަކަށް: ސްޓޭޓް އިލެކްޓްރިކް ކޮމްޕެނީ ލިމިޓެޑް ހިންގެވުމާ ޙަވާލުވެވަޑައިގެން ހުންނެވި، މިނިސްޓަރ އޮފް އެނަރޖީ، ވޯޓަރ އެންޑް ސައެންސް ޑރ. އަޙުމަދު އިބްތިސާމު މުޡުހިރުއްދީނަށް) ވެސް ވާނީ ވަކި ޕެރެގްރާފަކަށެވެ. އަދި ސަލާމުގެ ޢިބާރާތް ވެސް (މިސާލަކަށް: ވެދުން ސަލާމަށް ފަހު ދަންނަވަމެވެ.) ވާނީ ހަމަ ޕެރެގްރާފަކަށެވެ. އެކަމަކު އަރި މަތީ ސުރުޚީ އަކީ ޕެރެގްރާފެއް ނޫނެވެ. އެހެންވީމާ އަރިމަތީ ސުރުޚީ ފަށަން ވާނީ ހަމަ އަރިމަތިންނެވެ. ހަވާސާ އާ ޖެހިގެންނެވެ.

އާރު އަކުރުން ރަމްޒު ކޮށްދެނީ ރެސިޕިއަންޓްސް  (Recipients) އެވެ. ލިބޭ ފަރާތެވެ. އެހެންވީމާ ސިޓީ ލިބެންވާ ފަރާތުގެ މަގާމާއި ހައިސިއްޔަތު ރަނގަޅަށް އޮޅުން ފިލައިފައި އޮތުމަކީ ވަރަށް މުހިއްމު ކަމެކެވެ. އޭނާގެ ދަރަޖައާއި މުޚާޠަބުކުރާ ލަޤަބު އެނގެންޖެހޭނެ އެވެ. މިސާލަކަށް ފަޟީލަތުލްޢައްލާމާއައްދުކްތޫރުގެ ލަޤަބުން މުޚާޠަބު ކުރެވޭ ބޭފުޅަކަށް އެއަށްވުރެ ދަށް ލަޤަބަކުން މުޚާޠަބު ކުރެވުމަކީ ސިޓީ ލިބޭ ފަރާތް "އިމްޕްރެސް" ނުވެދާނެ ކަމެކެވެ. ހިތްހަމަ ނުޖެހިދާނެކަމެކެވެ.
އީ އަކުރުން ރަމްޒުކޮށްދޭ 'އެމްފަސިސް'  (Emphasis)އަކީ ސިޓީ ހުށައަޅާ ރާގު ކަމުގައި ބަލަމާތޯއެވެ؟ އެއް ވާހަކައެއް މީހަކު ރުޅިއަންނަ ނުވަތަ އުފާވާ ނުވަތަ ފޫހިވާ ގޮތަކަށް ޢިބާރާތްކޮށްލެވިދާނެ އެވެ. އެއީ ސިޓީ ގެ ރާގެވެ. ވީމާ ސިޓީ ގެ ޢިބާރާތްތަކަކީ ލިބޭ ފަރާތް ރުޅި ނާންނާނޭ ނުވަތަ ފޫހި ނުވާނޭ ގޮތެއް ގައި ކުރެވިފައިވާ ޢިބާރާތަކަކަށް ވާންޖެހޭނެ އެވެ. ރީތި ރާގަކުން ހުށައެޅުމަކީ މިއީ އެވެ.

'އިމްޕްރެސް'  ގެ ފުރަތަމަ އެސް އަކުރަކީ ސްޓައިލް (Style) އެވެ. އުސްލޫބު ނުވަތަ ފޭޑި އެވެ. ނުވަތަ ވައްޓަފާޅި އެވެ. ބަލައިލާން ރީތި ގޮތަކަށް ކަރުދާހުގައި މުޅި ސިޓީ އަތުރައިލުމެވެ. އަކުރުތަކުގެ ކުޑަބޮޑުމިނާއި ފޮޅުވަތްތަކުގެ ދުރު ގާތް މިނާއި ދެފަރާތު ހަވާސާއާއި މަތީ ހަވާސާ އާއި ތިރީ ހަވާސާ އެވެ. އަދި ސާފުތާހިރުކަމާއި މިފަދަ އެންމެހައި ކަންކަމެވެ. މިކަންކަމަކީ ގަވާއިދުގައި ނުހިމެނުނަސް ސަމާލުކަންދޭންޖެހޭ ކަންކަމެވެ. ބޭނުމަކީ ހަމަ އިމްޕްރެސްކުރުމެވެ.

އެންމެ ފަހުން އެ ލަފުޒުގައި އޮތް އެސް އަކުރު ރަމްޒުކޮށްދެނީ ސޭފްޓީ (Safety) ސަލާމަތާއި ރައްކާތެރިކަމެވެ.  ސިޓީ ލިޔާ މީހަކާއި ވެރިޔާ އާއި މުޅި މުއައްސަސާ ނުވަތަ ކުންފުނީގެ ރައްކާތެރިކަމަށްޓަކައި ސަމާލުކަން ދޭންޖެހޭ ނުކުތާއެކެވެ. މިކަމަށް ޓަކައި މުޅި ސިޓީގައި ކުށްހުރިތޯ އާއި މުހިއްމު ޕޮއިންޓެއް ވެއްޓިފައިވޭތޯ ނުވަތަ މަޢުލޫމާތެއް ދޫވެފައިވޭތޯ ބަލައި ޗެކްކޮށް، ގާނޫނީ ނުވަތަ އުޞޫލީ މައްސަލައެއް ދިމާ ނުވާނެ ގޮތަށް ޢިބާރާތްކުރުމަކީ މުހިއްމު ކަމެކެވެ. އެހެން ނޫނީ ހަމަ ކެއްސެއް ލިބިދާނެ އެވެ.

މި ގޮތަށް ސިޓީއެއް ލިޔާއިރު، ސިޓީގައި ހިމަނާނެ މަޢުލޫމާތާއި އެންމެ ރަނގަޅަށް ސިޓީ ހުށައަޅާނީ ކިހިނެއްތޯއާއި ސިޓީ ރައްދުވާ ފަރާތުގެ އިތުރުން ސިޓީގައިވާ މަޢުލޫމާތުތައް ލިބޭނީ ކޮންފަރާތްތަކަކަށްތޯ އާއި ސިޓީ ފޮނުވާ ތާރީޚާމެދު ވިސްނަން ޖެހެ އެވެ.

އަދި ފޮނުވާނެ ގޮތާއި ލިބޭނެ ކަމަށް ލަފާކުރާ ޖަވާބާއި ސިޓީ ހުށައަޅާ ފޯމެޓާ މެދު ވެސް ޚިޔާލުކުރަންޖެހެ އެވެ.

މީގެ އިތުރަށް ސިޓީ ލިޔާ ކަރުދާހުގެ ފެންވަރަށް ވިސްނަން ޖެހެ އެވެ. ސިޓީ އުރައާމެދު ވެސް ސަމާލުވާން ޖެހެ އެވެ. ނިޝާން ނުވަތަ ލޯގޯ ޖެހިފައި ވޭތޯ ބަލާންޖެހެ އެވެ. ލިޔެފައިވާ ގޮތާމެދު ޚިޔާލުކުރަން ޖެހެ އެވެ. އަދި ސިޓީ ލިބޭ ފަރާތުން ވިސްނާނެ  އިތުރުކަންތައްތަކާމެދުގައި ވެސް ޚިޔާލުކުރަންޖެހޭނެ އެވެ.

ލިބޭ ސިޓީތަކަށް ޖަވާބުދާރީވާއިރު، ތަހުނިޔާ އާއި ޝުކުރުގެ ސިޓީތަކަށް މާ ބޮޑަށް  ވިސްނާކަށް ނުޖެހޭނެ އެވެ.  ހަމައެކަނި  ޝުކުރަކުން  ފުއްދައިލެވޭނެ އެވެ. އެކަމަކު ކަމެއް އޮޅުންފިލުވުމަށް އަދި ކަމެއްގެ ނުވަތަ މީހެއްގެ ޝަކުވާޔާއިގެން ފޮނުވޭ ސިޓިތަކަކީ ވަރަށް ބޮޑަށް އެ ތަކެއްޗަށް ޖަވާބު ދިނުމުގައި ފަރުވާތެރިވާންޖެހޭ ލިޔުންތަކެކެވެ. ސަބަބަކީ  އެއީ  ލިބޭ ފަރާތަށް  މުހިއްމު  އެއްޗަކަށް  ވާތީ އެވެ.

ސިޓީގައި ހިމަނަންޖެހޭ ހުރިހާ މަޢުލޫމާތެއް ހިމެނުމަށާއި ސިޓީގެ ރާގާއި ސިޓީގެ ވައްޓަފާޅިއާމެދު ޚާއްޞަ ގޮތެއްގައި ސަމާލުކަން ބެހެއްޓެވުން މުހިއްމެވެ. މި ދެންނެވި އެންމެހާ ކަންކަމަށް ވިސްނުންފުޅު ބަހައްޓަވައިގެން ފަރުވާތެރިކަމާއެކު ސިޓީއެއް ލިޔުއްވިއްޖެ ނަމަ އެ ސިޓީއަކީ ކާމިޔާބު ސިޓީއަކަށްވުމުގެ ފުރުޞަތު ވަރަށް ބޮޑުވާނެ އެވެ.

މި ލިޔުން؛

   ފޮނުވުން:    އަލްފާޟިލް ޢަބްދުލްޢަޒީޒު ޖަމާލު އަބޫބަކުރު (ފަންވަތުގެ އިދާރީ ލިޔުންތެރިއެއް)
   އަލުންބެލުން:  އާދަމް ނަޞީރު އިބްރާހީމް (އެޑިޓަރު)
   ޝާއިޢުކުރުން:    ''      ''