ސިޓީއާއި ސިޓީބިޓީގެ މުޢާމަލާތު

 

ޢަބްދުލްޢަޒީޒު ޖަމާލު އަބޫބަކުރު

ސިޓީއަކީ "ދައްކާން ބޭނުންވާ ވާހަކަތަކެއް ލިޔެގެން މީހަކަށް ނުވަތަ ތަނަކަށް ފޮނުވާ ލިޔުން"ކަމަށް ދިވެހި ބަސްފޮނުގައި ބަޔާންކޮށްފައިވެއެވެ. މި ގޮތަށް ލިޔާ ލިޔުމުގައި ފޮނުވާ ފަރާތާއި ލިބޭ ފަރާތުގެ އެޑްރެސް ލިޔެފައި އޮންނާނެ ކަމަށް ވެސް ބަޔާންކޮށްފައި އޮވެއެވެ. ސިޓީބިޓީއަކީ ސިޓީއާއި އެފަދަ ތަކެއްޗެވެ. ސިޓީއަކީ ކޮބައިކަމާއި ސިޓީ ލިޔުމުގައި ސަމާލުކަން ދޭންޖެހޭ މުހިއްމު ނުކުތާތަކުގެ މައްޗަށް ވާހަކަދެެއްކުމުގެ އިތުރަށް ސިޓީބިޓީގެ އެހެން ބާވަތްތަކުގެ މައްޗަށް ވެސް މި ލިޔުމުގައި ބަލައިލާނަމެވެ.

މަސައްކަތުގެ މުޢާމަލާތުތަކުގައި އަނގަބަހުން ވާހަކަދެއްކުމާއި ފޯނުގެ މުވާޞަލާތުގެ އިތުރުން އެންމެ ޢާއްމުކޮށް ބޭނުންކުރާ ވަސީލަތަކީ ސިޓީބިޓީއެވެ. ބަހުން ރަނގަޅަށް ޢިބާރާތް ކުރަން އެނގުނަސް ސިޓީލިޔެ ފޮނުވުމުގައި ސަމާލުކަންދޭންޖެހޭ އެތައްކަމެއް ހުރެއެވެ. އެހެނީ ސިޓީ އަކީ ހަމައެކަނި  އޭގައިވާ ލިޔުން ކޮޅެއް ނޫނެވެ. އެއީ  އެ ސިޓީ ރައްދުވާ ފަރާތަށް ވަރަށް ގިނަ އިތުރު މެސެޖްތަކެއް ދެވޭ  އެއްޗެއްވެސް މެ އެވެ. ސިޓީ ފޮނުވާ ފަރާތުގެ ގޮތާއިފޮތާއި ފެންވަރާއި ޙާލަތާއި މިފަދަ އެތައް ކަމެއް ހާމަވާ މެސެޖުތަކެއް ސިޓީގެ ޢިބާރާތްތަކުގައިވާ ޖުމުލަތަކުގެ މާނައިގެ ބޭރުން ވެސް ލިބޭނެ އެވެ. މި ލިޔުމުގައި އަޅުގަނޑު މި ބަލައިލަނީ މި ގޮތުގެ މަތީން ފާހަގަކޮށްލެވޭ މުހިއްމު ބައެއް ކަންކަމުގެ މައްޗަށެވެ.

ރަސްމީ ސިޓީ ލިޔަނީ ވަކި މަޤުޞަދެއް ޙާޞިލުކުރުމަށްޓަކަ އެވެ. އޮފީހުން ބޭރުގެ އެކި ފަރާތްތަކާއެކު ރަސްމީ މުޢާމަލާތްކޮށް މުއާޞަލާތުކުރުމަށާއި އޮފީހުން ކުރެވޭ މަސައްކަތުގެ މަޢުލޫމާތު ނުވަތަ އަލަށް ތަޢާރުފުކުރާ ކަންކަމުގެ މަޢުލޫމާތު ކަމާ ބެހޭ ފަރާތްތަކަށް ދިނުމަށްޓަކައި ވެސް ސިޓީ ފޮނުވާން ޖެހެ އެވެ. ފޮނުވަންޖެހޭ ތަކެތި ފޮނުވުމަށާއި ސިޓީ އާއެކު ހުށައެޅޭ އެހެން ލިޔުމާއި ތަކެތީގެ މަޢުލޫމާތު ދިނުމަށާއި އެކި ފަރާތްތަކުން ހުށަހަޅާ ޝަކުވާތަކަށް ޖަވާބު ދާރީވުމަށް ޓަކައި ވެސް ރަސްމީ ސިޓީ ފޮނުވާންޖެހެ އެވެ. ކުރީގެ ބައްދަލުވުންތަކުން ފާހަގަކުރެވިފައިވާ މުހިއްމު ނުކުތާތައް ފާހަގަކޮށް ޚުލާޞާކޮށް މަޢުލޫމާތަށްޓަކައި ނުވަތަ އަމަލުކުރުމަށް ހުށައެޅުމަށްޓަކައި ވެސް ރަސްމީ ސިޓީ ފޮނުވަން ޖެހިދާނެ އެވެ. ހަމަ މިފަދައިން އެކިއެކި ބައްދަލުވުންތައް ހަމަޖައްސައި ބައިވެރިވުމަށް ހުށައެޅުމާއި އެޖެންޑާ ފޮނުވުމަށާއި މަސައްކަތްތަކާއި އެކިއެކި މަޝްރޫޢުތައް ކުރިޔަށްދާ މިންވަރު އެންގުމަށާއި އެ ތަނަކަށް ބޭނުންވާ ވަޒީފާ އަށް އެދި ހުށަހެޅުމާއި އޮފީހުން ބޭރުގެ ފަރާތްތަކާއެކު ރަސްމީ މުޢާމަލާތުތައްކޮށް މުވާސަލާތްކުރުމަށް ލިބޭ ސިޓީއަށް ޖަވާބުދާރީވުން ފަދަ ކިތަންމެ ބޭނުމެއްގައި ވެސް ސިޓީގެ މުޢާމަލާތުތައް ހިންގަންޖެހެ އެވެ.

ރަސްމީ ސިޓީގެ މުޢާމަލާތުކުރަންޖެހެނީ އިސްވެ ދެންނެވުމުފަދަ ކޮންމެވެސް މަޤުޞަދަކަށްޓަކަ އެވެ. އެހެންވީމާ ސިޓީ ލިޔާއިރު ސިޓީ ރައްދުވާފަރާތް  I.M.P.R.E.S.S ކުރުމަށް ސަމާލުވާންޖެހޭނެ އެވެ. ސިޓީ ރައްދުވާފަރާތަށް ސިޓީ ލިބުމުން އެ ސިޓީއާމެދު ހިތްހަމަޖެހެންވާނެ އެވެ. އެ ސިޓީގެ މަޤުޞަދު ޙާޞިލުކުރުމުގައި މިކަމުން ފައިދާތަކެއް ޙާޞިލުވާނެތީ އެވެ. ސިޓީ ލިބޭ ފަރާތުން ސިޓީއާމެދު  ހިތްހަމަޖެހޭނީ އޭނާ ނުވަތަ އެ ބަޔަކު، I.M.P.R.E.S.S  (އިމްޕްރެސް) ކުރެވޭނީ ކަންތައްތަކެއް ކޮށްގެންނެވެ. I.M.P.R.E.S.S .(އިމްޕްރެސް) ގައި ހިމެނޭ ކޮންމެ އަކުރަކުން ދެނެގަންނަންވީ ކަންތައްތަކެއް ހުރެ އެވެ. އެ އަކުރުތަކަށް ބަލައިލަމާތޯ އެވެ؟

މަތީގައި ދެންނެވިފައިވާ ލަފުޒުތަކުން އަޅުގަނޑުމެން ދެނެގަންނަންވީ ކަންކަމުގެ މައްޗަށް ތަފްޞީލުކޮށް ބަލައިލަމާތޯ އެވެ؟ އިމްޕްރެސް(Impress)ގައި ހިމެނޭ ކޮންމެ އަކުރަކީ ވެސް ލަފުޒުތަކެއްގެ ފެށޭ އަކުރެވެ.

ފުރަތަމަ އަކުރު ރަމްޒުކޮށްދޭ (Idia) ޚިޔާލު (އައިޑިއާ) އިން އަޅުގަނޑުމެން ދެނެގަންނަންވީ ވީހައި ވެސް ސާދާ އަދި ޞަރީޙަ ގޮތެއްގައި ޚިޔާލު ހުށަހެޅުމުގެ މައްޗަށެވެ. އޮޅުންބޮޅުން ބޮޑު މާނަފުން ލަފުޒުތަކާއި ކޯނި ޢިބާރާތްތަކުން ޚިޔާލު ހުށަހެޅުމަކީ ދޭހަކޮށް ގަތުމަށް އުނދަގޫވާނެ ކަންކަމެވެ.

ދެވަނައަށް އޮތް އެމް އަކުރު ރަމްޒުކޮށްދޭ 'މެތަޑް' Method)) މި ލަފުޒުން އަޅުގަނޑުމެން ދެނެގަންނަންވީ ހަރުދަނާ އުޞޫލަކުން ރާވައި ތަރުތީބު ކުރުމަށެވެ. ކިތަންމެ ޞަރީޙަ ޖުމުލަތަކެއް ކިތަންމެ ސާދާކޮށް ހުށަހެޅިޔަސް ހަރުދަނާ އުޞޫލަކުން ރާވައި ތަރުތީބުކޮށްނުލެވިއްޖެނަމަ ސިޓީގެ މަޤްޞަދު ޙާޞިލުކުރުމަށް ހުރަސްތަކެއް އެޅޭނެ އެވެ.

ޕީ އަކުރު ނުވަތަ 'ޕެރެގްރާފިންގ' (Paragraphing) އަކީ ޕެރެގްރާފުތައް ރާވައި ލުމެވެ. ކޮންމެ އާ، ޚިޔާލެއް ކިތަންމެ ކުރަސް ދިގަސް ވަކި ޕެރެގްރާފެއްގައި ހިމެނުމަށް ސަމާލުކަންދޭންވާނެ އެވެ. މި ގޮތުން ބަލާއިރު، މުޚާޠަބު ކުރުމުގެ ޢިބާރާތް (މިސާލަކަށް: ސްޓޭޓް އިލެކްޓްރިކް ކޮމްޕެނީ ލިމިޓެޑް ހިންގެވުމާ ޙަވާލުވެވަޑައިގެން ހުންނެވި، މިނިސްޓަރ އޮފް އެނަރޖީ، ވޯޓަރ އެންޑް ސައެންސް ޑރ. އަޙުމަދު އިބްތިސާމު މުޡުހިރުއްދީނަށް) ވެސް ވާނީ ވަކި ޕެރެގްރާފަކަށެވެ. އަދި ސަލާމުގެ ޢިބާރާތް ވެސް (މިސާލަކަށް: ވެދުން ސަލާމަށް ފަހު ދަންނަވަމެވެ.) ވާނީ ހަމަ ޕެރެގްރާފަކަށެވެ. އެކަމަކު އަރި މަތީ ސުރުޚީ އަކީ ޕެރެގްރާފެއް ނޫނެވެ. އެހެންވީމާ އަރިމަތީ ސުރުޚީ ފަށަން ވާނީ ހަމަ އަރިމަތިންނެވެ. ހަވާސާ އާ ޖެހިގެންނެވެ.

އާރު އަކުރުން ރަމްޒު ކޮށްދެނީ ރެސިޕިއަންޓްސް  (Recipients) އެވެ. ލިބޭ ފަރާތެވެ. އެހެންވީމާ ސިޓީ ލިބެންވާ ފަރާތުގެ މަގާމާއި ހައިސިއްޔަތު ރަނގަޅަށް އޮޅުން ފިލައިފައި އޮތުމަކީ ވަރަށް މުހިއްމު ކަމެކެވެ. އޭނާގެ ދަރަޖައާއި މުޚާޠަބުކުރާ ލަޤަބު އެނގެންޖެހޭނެ އެވެ. މިސާލަކަށް ފަޟީލަތުލްޢައްލާމާއައްދުކްތޫރުގެ ލަޤަބުން މުޚާޠަބު ކުރެވޭ ބޭފުޅަކަށް އެއަށްވުރެ ދަށް ލަޤަބަކުން މުޚާޠަބު ކުރެވުމަކީ ސިޓީ ލިބޭ ފަރާތް "އިމްޕްރެސް" ނުވެދާނެ ކަމެކެވެ. ހިތްހަމަ ނުޖެހިދާނެކަމެކެވެ.

އީ އަކުރުން ރަމްޒުކޮށްދޭ 'އެމްފަސިސް'  (Emphasis)އަކީ ސިޓީ ހުށައަޅާ ރާގު ކަމުގައި ބަލަމާތޯއެވެ؟ އެއް ވާހަކައެއް މީހަކު ރުޅިއަންނަ ނުވަތަ އުފާވާ ނުވަތަ ފޫހިވާ ގޮތަކަށް ޢިބާރާތްކޮށްލެވިދާނެ އެވެ. އެއީ ސިޓީ ގެ ރާގެވެ. ވީމާ ސިޓީ ގެ ޢިބާރާތްތަކަކީ ލިބޭ ފަރާތް ރުޅި ނާންނާނޭ ނުވަތަ ފޫހި ނުވާނޭ ގޮތެއް ގައި ކުރެވިފައިވާ ޢިބާރާތަކަކަށް ވާންޖެހޭނެ އެވެ. ރީތި ރާގަކުން ހުށައެޅުމަކީ މިއީ އެވެ.

'އިމްޕްރެސް'  ގެ ފުރަތަމަ އެސް އަކުރަކީ ސްޓައިލް (Style) އެވެ. އުސްލޫބު ނުވަތަ ފޭޑި އެވެ. ނުވަތަ ވައްޓަފާޅި އެވެ. ބަލައިލާން ރީތި ގޮތަކަށް ކަރުދާހުގައި މުޅި ސިޓީ އަތުރައިލުމެވެ. އަކުރުތަކުގެ ކުޑަބޮޑުމިނާއި ފޮޅުވަތްތަކުގެ ދުރު ގާތް މިނާއި ދެފަރާތު ހަވާސާއާއި މަތީ ހަވާސާ އާއި ތިރީ ހަވާސާ އެވެ. އަދި ސާފުތާހިރުކަމާއި މިފަދަ އެންމެހައި ކަންކަމެވެ. މިކަންކަމަކީ ގަވާއިދުގައި ނުހިމެނުނަސް ސަމާލުކަންދޭންޖެހޭ ކަންކަމެވެ. ބޭނުމަކީ ހަމަ އިމްޕްރެސްކުރުމެވެ.

އެންމެ ފަހުން އެ ލަފުޒުގައި އޮތް އެސް އަކުރު ރަމްޒުކޮށްދެނީ ސޭފްޓީ (Safety) ސަލާމަތާއި ރައްކާތެރިކަމެވެ. ސިޓީ ލިޔާ މީހަކާއި ވެރިޔާ އާއި މުޅި މުއައްސަސާ ނުވަތަ ކުންފުނީގެ ރައްކާތެރިކަމަށްޓަކައި ސަމާލުކަން ދޭންޖެހޭ ނުކުތާއެކެވެ. މިކަމަށް ޓަކައި މުޅި ސިޓީގައި ކުށްހުރިތޯ އާއި މުހިއްމު ޕޮއިންޓެއް ވެއްޓިފައިވޭތޯ ނުވަތަ މަޢުލޫމާތެއް ދޫވެފައިވޭތޯ ބަލައި ޗެކްކޮށް، ގާނޫނީ ނުވަތަ އުޞޫލީ މައްސަލައެއް ދިމާ ނުވާނެ ގޮތަށް ޢިބާރާތްކުރުމަކީ މުހިއްމު ކަމެކެވެ. އެހެން ނޫނީ ހަމަ ކެއްސެއް ލިބިދާނެއެވެ.

މި ގޮތަށް ސިޓީއެއް ލިޔާއިރު، ސިޓީގައި ހިމަނާނެ މަޢުލޫމާތާއި އެންމެ ރަނގަޅަށް ސިޓީ ހުށައަޅާނީ ކިހިނެއްތޯއާއި ސިޓީ ރައްދުވާ ފަރާތުގެ އިތުރުން ސިޓީގައިވާ މަޢުލޫމާތުތައް ލިބޭނީ ކޮންފަރާތްތަކަކަށްތޯ އާއި ސިޓީ ފޮނުވާ ތާރީޚާމެދު ވިސްނާން ޖެހެއެވެ.

އަދި ފޮނުވާނެ ގޮތާއި ލިބޭނެ ކަމަށް ލަފާކުރާ ޖަވާބާއި ސިޓީ ހުށައަޅާ ފޯމެޓާ މެދު ވެސް ޚިޔާލުކުރަންޖެހެ އެވެ.

މީގެ އިތުރަށް ސިޓީ ލިޔާ ކަރުދާހުގެ ފެންވަރަށް ވިސްނަން ޖެހެ އެވެ. ސިޓީ އުރައާމެދު ވެސް ސަމާލުވާން ޖެހެ އެވެ. ނިޝާން ނުވަތަ ލޯގޯ ޖެހިފައި ވޭތޯ ބަލާންޖެހެ އެވެ. ލިޔެފައިވާ ގޮތާމެދު ޚިޔާލުކުރަން ޖެހެ އެވެ. އަދި ސިޓީ ލިބޭ ފަރާތުން ވިސްނާނެ  އިތުރުކަންތައްތަކާމެދުގައި ވެސް ޚިޔާލުކުރަންޖެހޭނެ އެވެ.

(ހ) މެމޯއާއި ސިޓީގެ ތަފާތު:

ސިޓީއާއި މެމޯއާ ދެމެދުގައިވާ މައިގަނޑު ތަފާތަކީ، މެމޯއަކީ އިދާރާގެ އެތެރޭގެ ގިނަ ބަޔަކަށް މަޢުލޫމާތު ފޯރުކޮށްދިނުމަށްޓަކައި ގިނަ ބަޔަކަށް ރައްދުކުރާން ފޮނުވާ އެއްޗަކަށް ވެފައި ސިޓީއަކީ ޢާއްމު ގޮތެއްގައި އިންފިރާދީ ގޮތުން އެއް ފަރާތަކުން އަނެއް ފަރާތަކާ މުއާޞަލާތު ކުރުމަށްޓަކައި ފޮނުވާ އެއްޗަކަށްވުމެވެ.

މެމޯއަކީ ވިޔަފާރީގެ މާޙައުލެއްގައި ނުވަތަ އިދާރީ އޮފީހެއްގައި (ޑިޕާޓްމެންޓްތަކާއި ޑިވިޝަންތަކާއި ސެކްޝަންތަކުގެ މެދުގައި) އެތެރޭގެ މުއާޞަލާތުގައި ބޭނުންކުރާ ވަސީލަތެކެވެ. އެއީ އެ އިދާރާއެއްގެ އެތެރޭގެ މުޢާމަލާތުގައި މަޢުލޫމާތު ޙިއްޞާކުރުމަށްޓަކައި ބޭނުންކުރާ އެއްޗެކެވެ.

ކުރީންވެސް ދަންނަވައިލި ފަދައިން ސިޓީއަކީ އެ އިދާރާއަކުން ބޭރަށް އެކަކަށް އެޑްރެސްކޮށް ފޮނުވާ އެއްޗެކެވެ. މެމޯއަކީ ޢާއްމު ގޮތެއްގައި ރަސްމީކަން ކުޑަ، ކުރު، ސާފު ސީދާ ޞަރީޙަ ޢިބާރާތުން ހުންނަ އެއްޗެކެވެ. ސިޓީއަކީ މިއާ ޚިލާފަށް އެކަކު އަނެކަކަށް ފޮނުވާ އެއްޗެކެވެ. ސިޓީއަކީ ވަރަށް ކުރު އެއްޗަކަށް ވެސް ވަރަށް ދިގު އެއްޗަކަށް ވެސް ވެދާނެއެވެ. ސިޓީގެ ރަސްމީކަން ބޮޑުވާނެއެވެ. ޢިބާރާތްތައް ފުރިހަމަވެފައި ކޯނިވާނެއެވެ.

ޢާއްމު ގޮތެއްގައި މެމޯ ބޭނުންކުރަނީ ބައްދަލުމަކަށް ގޮވައިލާން ނުވަތަ ވަކިކަމެއް ކުރާން ނުވަތަ ވަކިކަމެއް ނުކުރާން ޢާންމުކޮށް އަންގާށެވެ. މެމޯގެ [ބޮލުގައި] މެމޯ އައީ ކޮން ފަރާތަކުން ކޮން ފަރާތްތަކަކަށްކަށް އެނގޭނޭގެން ލިޔަންޖެހޭނެއެވެ. އަދި ތާރީޚާއި ސުރުޚީ ނުވަތަ މަޢުޟޫޢު ވެސް ބޮލުގައި އޮންނަންވާނެއެވެ. އަނެއް ކޮޅުން ބަލާއިރު ސިޓީއެއްގައި ގިނަ ޢިބާރާތްތަކާއި މަޢުލޫމާތު ހިމެނުމާއެކު ރަސްމީ ރީތި ބަހުރުވަ ބޭނުންކުރާންބޭނުންވާނެއެވެ. މެމޯއަކީ އިދާރާގެ އެކަކަށް އެއް ސެކްޝަނަކަށް ނުވަތަ އެންމެންނަށް ނުވަތަ ހުރިހާ ސެކްޝަނަކަށް ފޮނުވިދާނެ އެއްޗެކެވެ. އަދި އެއީ އެ އިދާރާއެއްގެ ތެރޭގައި ދައުރުވާނެ އެޗެކެވެ. އެހެންނަމަވެސް ސިޓީއަކީ މީހެއްގެ އަތުގައި ނުވަތަ ޕޯސްޓް މެދުވެރިކޮށް (ނުވަތަ މި ޒަމާނުގައި އިލެކްޓްރޯނިކް ވަސީލަތެއް ބޭނުންކޮށްގެން ނަމަ ވެސް) އިދާރާއިން ބޭރަށް ފޮނުވާ އެއްޗެކެވެ.  

ސިޓީއާއި މެމޯގެ ތަފާތު އަޅައިކިޔައިލެވޭނެ ޗާޓެއް

މެމޯ	ސިޓީ
ސިފަ
ކުރު	ކުރު އަދި ދިގު
ނުރަސްމީ ރާގެއް	ރަސްމީ ރާގަކަށް
އިދާރާގެ އެތެރޭގައި މަޢުލޫމާތު ފަތުރަން	އިދާރާއިން އެހެން އިދާރާއަކަށް ނުވަތަ ވަކި މީހަކަށް
ޢާއްމުކޮށް ގިނަ ބަޔަކަށް	ފަރުދީ
ބަދަލުކުރާނީ ނުވަތަ ފޮނުވާނީ
އިދާރާގެ އެތެރޭގައި. ޔުނިޓް ސެކްޝަން، އިދާރާ، ޑިޕާޓްމަންޓުގެތެރޭގައި	އަނގަބަހުން ކުރާ ފަދަ މުޢާމަލާތެއް ޚުލާޞާކޮށް އިދާރާއިން ބޭރަށް
ޠަބީޢަތް
ނުރަސްމީ އަދި މަޢުލޫމާތު މަދު	ރަސްމީ އަދި މަޢުލޫމާތު މުއްސަނދި އަދި ޞަރީޙަ
ސޮއި
ކުރުސޮޔަކާއި ތައްގަނޑަކުން ފުދޭނެ	ރަސްމީކޮށް މަޤާމުލިޔެ ސޮއިކުރާންޖެހޭނެ
އޮއްޓަރު
ފަންނީ މަޢުލޫމާތު	ސާދާ ޞަރީޙަ މަޢުލޫމާތު
ރަމްޒީ ނަންތައް ހުއްދަ	ފުރިހަމަ ނަން ބޭނުންވާނެ
ދިގުމިން
ކުރު	ޢައްމުގޮތެއްގައި ދިގު
މުއާޞަލާތު
އެއް ފަރާތަކުން ގިނަ ފަރާތްތަކަކަށް	އެއް ފަރާތަކުން އެއް ފަރާތަކަށް

 

 

** ކުރުކޮށް ދަންނަވާނަމަ މެމޯއަކީ ހަނދާންކޮށްދިނުމަކަށްޓަކައި (Memorandum) އިދާރާއެއްގެ ތެރޭގައި ދައުރުކުރާ ކުރު ނޯޓެކެވެ. އެއީ މަސައްކަތުގެ މާޙައުލުގައި ކަމެއް ކަނދާންކޮށްދިނުމަށްޓަކައި ވަކި މީހަކަށް، ބަޔަކަށް ނުވަތަ އެންމެންނަށް ފޮނުވާ ކުރު ނޯޓެކެވެ. މި ފަދަ ނޯޓުގެ މަތީގައި އެ މެމޯ ފޮނުވި ސެކްޝަނާއި ލިބޭންވީ ފަރާތްތަކާއި ތާރީޚާއި މައުޟޫޢު ލިޔެފައި އޮންނާންވާނެއެވެ. މެމޯއެއް ލިޔާނީ:

§      ހަނދާންކޮށްދިމުނަކަށްޓަކައި

§      ކަމެއް ފާހަގަކުރުމަށްޓަކައި

§      ކޮންމެ ވެސް ކަމެއްގެ ރަސްމީ ރެކޯޑަކަށް ޓަކައި

§      އިރުޝާދާއި މަޢުލޫމާތު ފޯރުކޮށްދިނުމަށް ޓަކައި

އަނެއްކޮޅުން ބަލާއިރު ސިޓީއަކީ ދެފަރާތެއްގެ ދެމެދުގައި ލިޔުމުންކުރެވޭ މުޢާމަލާތެކެވެ. ކަރުދާހުގައި ލިޔެ ޗާޕުޖަހައިފައިވާ ސިޓީ ފޮނުވާނީ އިދާރާއިން ބޭރަށެވެ. މެސެންޖަރުގެ ހަޥާލުގައެވެ. ނުވަތަ ޕޯސްޓު މެދުވެރިކޮށެވެ. މި ޒަމާނުގައި މެއިލް މެދުވެރިކޮށް ނުވަތަ އެ ނޫންވެސް އިލެކްޓްރޯނިކް ނިޒާމެއް ނުވަތަ ވަސީލަތެއް ބޭނުންކޮށްގެން ފޮނުވިދާނެއެވެ.

މިސާލެއް ދަންނަވައިލާނަމެވެ. އޮފީހުގެ ވަކި ސެކްޝަނަކުން ވަކި ޚާއްޞަ މަޢުލޫމާތެއް ފޯރުކޮށްދޭން އެދިގެން ނުވަތަ ހުރިހާ ސެކްޝަނެއްގެ ވެރީންނަށް ބައްދަލުވުމަކަށް ދަންނަވާންވެގެން ޢާއްމުކޮށް ފޮނުވާނީ މެމޯއެވެ. ސިޓީ ފޮނުވާނީ އޮފީހުން ބޭރަށް އެހެން އޮފީހަކަށް ނުވަތަ އެހެން މީހަކަށް މަޢުލޫމާތެއް ފޯރުކޮށްދިނުމަށްޓަކައެވެ. 

(ށ) ދެންނެވުމާއި ސާކިޔުލަރުގެ ތަފާތު

ދެންނެވުމަކީ އެންގުމުގެ އެންމެ މާތް ގޮތެވެ. ދެންނެވުމޭ ކިޔަނީ އެންމެ މާތް ދަރަޖައިން މުޚާޠަބުކުރުމަށްޓަކައެވެ. އެހެންވީމާ ދެންނެވުމަކީ އަންގާ އެނގުމެއްކަން ހަނދާނުގައި ބަހައްޓާންޖެހެއެވެ. މިއީ މަޢުލޫމާތު ފޯރުކޮށްދިނުމަށްޓަކައި ފޯރުކޮށްދެވޭ މެސެޖުގެ ބާވަތެކެވެ. ދެންނެވުމަކީ ޢާއްމުކޮށް ގިނަ ބަޔަކަށް މަޢުލޫމާތެއް ޙިއްޞާކުރުމަށްޓަކައި ޢާއްމުކުރާ ލިޔުމެކެވެ. "ދެންނެވުން" މި ލަފުޒު، ލިޔުމުން މުއާޞަލާތު ކުރުމުގެ ބާވަތެއްގެ ގޮތުގައި މަޝްހޫރުވެ ޢާއްމުވީ 1960 ގެ އަހަރުތަކުގެ ތެރޭގައެވެ. އެއީ ރައީސުލްޖުމުހޫރިއްޔާގެ އޮފީހުން ޢައްމުކޮށް ދައުލަތުގެ ހުރިހާ އިދާރާއަކަށް މަޢުލޫމާތެއް ޙިއްސާކުރެއްވުމަށްޓަކައި ލިޔުއްވި ވަރަށް ރަސްމީ މެސެޖެކެވެ. ޗާފުޕުރައްވައި ޕޯސްޓްކުރައްވައިގެން ދައުލަތުގެ ހުރިހާ އިދާރާއަކަށް މި ލިޔުން ފޮނުއްވައެވެ. މި އާދައިގެ މަތީން މިއަދު ވެސް މިކަން މި މަގަށް ކުރައްވާކަމަށް މަޢުލޫމާތު ލިބެއެވެ. ނަމަވެސް މިއަދު މި ލިޔުން ފޮނުއްވަނީ ޕޯސްޓްމެދުވެރިކުރައްވައިގެނެއް ނޫނެވެ. ޓެކްނޯލޮޖީގެ ފަސޭހަތަކާއެކު މިއަދު މި ފަދަ ހުރިހާ ލިޔުމެއް ފޮނުއްވަނީ އިލެކްޓްރޯނިކް ވަސީލަތެއް ކަމުގައިވާ ޖެމް މެދުވެރިކޮށްގެންނެވެ.

ދެންނެވުމަކީ ޢާއްމުކޮށް ގިނަ ބަޔަކަށް ޚާއްޞަކޮށްގެން ގެނެސްދޭ މަޢުލޫމާތުގެ މެސެޖެކެވެ. އިޢުލާނަކީ ވެސް މި ބާވަތުގެ އެއްޗެކެވެ. ނަމަވެސް އިޢުލާން މާ ބޮޑަށް ރަސްމީވާނެއެވެ. ޢާއްމުކޮށް އިޢުލާނަކީ ދައުލަތުގެ ރަސްމީ އިދާރާތަކުން ނެރޭ މިފަދަ ލިޔުމަކަށް ވިޔަސް ދެންނެވުމަކީ އެއަށްވުރެ ނުރަސްމީ ކަންކަމުގައި ޢާއްމު އިދާރާތަކުން ވެސް ޝާއިޢުކުރާ އެއްޗަކަށް ވާކަމެވެ. އެހެންނަމަވެސް މިއިން ކޮންމެ ބާވަތެއްގެ ވެސް ފޯމެޓް (ރޭވުންގަނޑު) ތަފާތުވާނެއެވެ. 

ސަރކިޔުލަރާއި ދެންނެވުމާ ހުރި ތަފާތަކީ ސާރކިޔުލަރަކީ ވަކި މަޢުލޫމާތަކާ ގުޅޭ ޚާއްޞަ ގްރޫޕަކަށް އަމާޒުކޮށްގެން މަޢުލޫމާތެއް ފޯރުކޮށްދޭންފޮނުވާ ޢާންމު ސިޓީއަކަށް ވެފައި، ދެންނެވުމަކީ އެއަށްވުރެ ޢާއްމުކޮށް އެންމެންނާ ޙިއްޞާކުރާ މައުލޫމާތަކަށްވާ ކަމެވެ. ސިޓީއާއި ސަރކިޔުލަރުގެ ޢިބާރާތް ހުންނަނީ ހަމަ އެއް ކަހަލަ ގޮތަކަށެވެ. ތަފާތަކީ ސިޓީއަކީ ވަކި ފަރާތަކަށް ޚާއްޞަކޮށްގެން ލިޔެފައި ހުންނަ އެއްޗަކަށް ވިޔަސް ސާރކިޔލަރު ހުންނާނީ އެ ލިޔުން ޚާއްޞަކުރެވޭ ވަކި ގިންތިއަކަށް އަމާޒުކޮށްގެން ޢާއްމު ޢިބާރާތަކުންނެވެ.

މެމޯއެކޭ އެއް ފަދައިން ސަރކިޔުލަރާއި ދެންނެވުމަކީ (އަދި އިޢުލާނަކީ) ވެސް ލިޔުމުން މުއާޞަލާތުކުރާ ވަސީލަތްތަކެކެވެ.

ސަރކިޔުލަރާއި ދެންނެވުމާ ދެމެދުގައިވާ އެންމެ ބޮޑު ތަފާތަކީ ސަރކިޔލަރަކީ ހޮވައިލެވިފައިވާ ވަކި ޚާއްޞަ ގިންތިއަކަށް އަމާޒުކުރެވިފައިވާ އެއްޗަކަށް ވިޔަސް ދެންނެވުމަކީ އެއަށްވުރެ ފުޅާ ދާއިރާއަކަށް ޢާއްމުކުރެވޭ އެއްޗަކަށް ވާކަމެވެ. އިޢުލާނަކީ އަދި އެއަށްވުރެ ޢާއްމު ގޮތެއްގައި ޢާއްމުކޮށް އެންމެންނަށް މަޢުލޫމާތު ފޯރުކޮށްދޭން ބޭނުންކުރާ ބާވަތެކެވެ. 

މިސާލެއް ދަންނަވައިލާނަމެވެ. އޮފީހުގެ ހުރިހާ މުވައްޒިފުންނަށް އެއްޗެއް އަންގާންވެއްޖެ ނަމަ، ލިޔާނީ ދެންނެވުމެކެވެ. އަދި ޢާއްމުކޮށް ހުރިހާ އޮފީސްތަކަށް ވަކި މަޢުލޫމާތެއް ފޯރުކޮށްދިނުމަށްޓަކައި ފޮނުވާނީ ސަރކިޔުލަރެވެ. އެހެންނަމަވެސް ރައީސުލްޖުމްހޫރިއްޔާގެ އޮފީހުން ފޮނުއްވާ ސަރކިޔުލަރަށް ޒަމާނުއްސުރެ ދީފައިވާ ނަމަކީ "ދެންނެވުން" ކަން މި ނުކުތާގައި ފާހަގަކޮށްލާންޖެހެއެވެ.

_____________________________________